A contratação do Serviço Móvel Terrestre de Voz e Dados GPRS para a Secretaria-Geral do Ministério do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional, iniciada com um concurso anunciado em Setembro de 2006, foi concluída a 14 de Junho de 2007 com a assinatura do respectivo contrato com a OPTIMUS – Telecomunicações, SA.
Este concurso foi preparado com o apoio da UMIC – Agência para a Sociedade do Conhecimento, no âmbito da racionalização dos custos de comunicações, num processo que teve início em Maio de 2006 com os trabalhos de definição de objectivos e planeamento de concursos.São de salientar os seguintes resultados:
- Redução de tarifário em 61%, mantendo as mesmas gamas e quantidades de terminais e os mesmos perfis de utilização.
- Potencial de poupança de mais de 1 milhão de euros, com base nos perfis de utilização considerados e na duração plurianual do contrato.
- Obrigação do fornecimento regular pelo Operador, de indicadores relativos à utilização do serviço.
- Introdução da utilização de requisição dos serviços contratados pelas entidades abrangidas, por meios electrónicos através da plataforma de compras electrónicas utilizada pelo Ministério no âmbito do Programa Nacional de Compras Electrónicas.
- Execução do projecto de aquisição em um ano (concebido em finais de Maio de 2006 e finalizado com assinatura do contrato em meados de Junho de 2007).
- Levantamento efectuado em cerca de um mês, com 97% de respostas positivas.
A estratégia escolhida para a negociação das comunicações foi a de considerar faseadamente as diferentes tecnologias (Serviço Móvel Terrestre de Voz e Dados GPRS, Serviço Fixo de Telefone e Serviço de Redes de Dados), com os seguintes objectivos:
- Concluir com sucesso todo o processo de negociação centralizada em menos de um ano (prazo definido à partida), desde o levantamento do cenário de concurso, ao fecho do contrato com um Operador;
- Focar na redução de custos, garantindo retorno no primeiro ano face a quaisquer custos incorridos;
- Manter a interacção necessária com todas as entidades envolvidas, de modo a minimizar o impacto de um contrato centralizado nas necessidades específicas de cada entidade.
O primeiro caso de sucesso de negociação centralizada de comunicações acompanhado pela UMIC ocorreu no Ministério da Economia e Inovação (MEI), tendo sido efectuados os procedimentos de negociação dos Serviço Móvel Terrestre, Serviço Fixo de Telefone e Serviço de Redes de Dados. Estes três primeiros procedimentos provaram a viabilidade e o valor da negociação centralizada, tendo permitido ao MEI uma grande redução dos tarifários de comunicações. No caso presente, assumiu-se como base de partida a experiência adquirida no caso do MEI, redesenharam-se os métodos de levantamento e de condução do projecto, reforçou-se a estrutura jurídica das peças procedimentais e investiu-se fortemente no rigor e na credibilidade do cenário alvo apresentado para avaliação. Terão sido estes os factores operacionais que permitiram uma negociação empenhada entre todos os concorrentes e a obtenção de resultados que comprovadamente beneficiam todas as entidades associadas ao projecto.
